Neues Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen

Damit Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen Nachweise erbracht und (weitere) formale Voraussetzungen erfüllt werden. Die steuerlichen Spielregeln hat das Bundesfinanzministerium mit einem Schreiben vom 30.6.2021 nun angepasst. Gegenüber dem bisherigen Schreiben aus 1994 wurden insbesondere Aspekte zur Erstellung einer Bewirtungsrechnung mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem und zur Digitalisierung der Rechnung und des Eigenbelegs aufgenommen. 

Nachweis durch den Steuerpflichtigen

Bei Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass erfolgt eine Abzugsbeschränkung nach der nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Bewirtungsaufwendungen sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln.

Zum Nachweis (Eigenbeleg) der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen muss der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen.

Erfolgte die Bewirtung in einer Gaststätte, ist die Rechnung zum Nachweis beizufügen. Dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.

Beachten Sie: Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden (nach Ablauf des Geschäftsjahres ist jedenfalls nicht mehr zeitnah).

Inhalt der Rechnung

Die Rechnung muss grundsätzlich den Anforderungen des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) genügen, maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 EUR müssen mindestens die Anforderungen des § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) erfüllt sein. Dies sind:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb),
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
• Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz.

Zusätzlich sind bei Rechnungen über 250 EUR die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) erforderlich.

Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen. Verpflichtende Angaben nach § 6 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) bleiben unberührt.

Beachten Sie: Nach § 6 KassenSichV werden weitere Anforderungen an einen Beleg gestellt. Danach muss ein Beleg auch enthalten:

• den Zeitpunkt des Vorgangbeginns und der Vorgangsbeendigung,
• die Transaktionsnummer und
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen. Die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angaben der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen hier nicht.

Beachten Sie: Bezeichnungen wie z. B. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind indes nicht zu beanstanden.

Rechnungen bis zu 250 EUR müssen den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen nicht enthalten. Bei Rechnungen über 250 EUR bestehen nach dem Schreiben der Finanzverwaltung keine Bedenken, wenn der Bewirtungsbetrieb den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.

Erstellung der Bewirtungsrechnung

Das Bundesfinanzministerium hat mit dem neuen Schreiben erstmals auch zur Erstellung einer Bewirtungsrechnung aus Sicht des Bewirtungsbetriebs Stellung genommen. Dies war wegen der Verschärfungen im Bereich der elektronischen Kassensysteme erforderlich.

Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne des § 146a Abs. 1 Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit § 1 KassenSichV, werden für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mithilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist nach § 146a Abs. 2 AO verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen.

Merke: Der Beleg, der die Angaben nach § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Rechnungsbetrag bis 250 EUR eine ordnungsgemäße Rechnung dar. Rechnungen in anderer Form (z. B. handschriftlich oder nur maschinell erstellte), erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht. Die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen (Verschärfung gegenüber der bisherigen Praxis).

Grundsätzlich kann der Steuerpflichtige darauf vertrauen, dass die Rechnung maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch mittels QR-Code dargestellt werden.

Digitale oder digitalisierte Rechnungen und Belege

Der Eigenbeleg kann digital erstellt oder digitalisiert werden. Die Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der Angaben zu gewährleisten, die im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.

Beachten Sie: Die Bewirtungsrechnung kann dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden. Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen im Anschluss digitalisiert werden.

Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index) ist zulässig. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angebracht werden.

Merke: Das Bundesfinanzministerium fordert in diesem Zusammenhang zahlreiche Punkte, damit die Nachweiserfordernisse als erfüllt angesehen werden können. So müssen u. a. die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt sein.

Bewirtungen im Ausland

Bei Bewirtungen im Ausland gelten grundsätzlich dieselben Regelungen. Kann der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass er eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht erhalten konnte, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie den Anforderungen nicht voll entspricht.

Beachten Sie: Liegt ausnahmsweise nur eine handschriftlich erstellte Rechnung vor, muss der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass im ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.

Anwendungsregelungen

Das neue Schreiben ist in allen offenen Fällen anzuwenden, wobei zwei Übergangsregelungen gewährt werden:

• Für bis zum 31.12.2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben zulässig.

• Führen die Regelungen (über die nach der KassenSichV geforderten Angaben hinaus) im Vergleich zum Schreiben vom 21.11.1994 zu erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung, sind sie erst für Bewirtungsaufwendungen verpflichtend, die nach dem 1.7.2021 anfallen.