Informieren und vorbereiten
Im März 2024 haben sich die Bundesregierung und die Opposition auf das sog. “Wachstumschancengesetz” geeinigt. Im Rahmen dieser Einigung wurden auch neue umsatzsteuerliche Regelungen für elektronische Rechnungen genehmigt, welche in Zukunft eine erhebliche Veränderung der kaufmännischen Prozesse bedeuten werden. In den letzten Jahren war es für Unternehmen bereits verpflichtend, im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand elektronische Rechnungen auszustellen. Nun wird diese Pflicht in mehreren Schritten seit 2025 auch auf die Rechnungsstellung im inländischen B2B-Bereich, also der Rechnungsausstellung zwischen Unternehmen, erheblich ausgeweitet.
Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen entsprechend nur noch Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format untereinander ausstellen, übermitteln und empfangen. Ergo werden Papier- und PDF-Rechnungen in naher Zukunft der Vergangenheit angehören. Aufgrund des zu erwartenden hohen Aufwandes hinsichtlich der Umstellungen in den Unternehmen bei der Rechnungsausstellung, wurden vom Gesetzgeber einige Übergangsregelungen geschaffen.
Die erste, alle Unternehmen betreffende Übergangsregelung für die Ausstellung und Übermittlung der E-Rechnung läuft per 31.12.2026 ab. Lediglich für Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 800.000 EUR nicht überschritten hat, gilt noch eine verlängerte Übergangsregelung bis zum 31.12.2027.
Eine „elektronische Rechnung“ oder abgekürzt “E-Rechnung” wird nur noch als Rechnung anerkannt, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wurde, sowie elektronisch übermittelt und empfangen wird und sie im Rahmen einer elektronische Verarbeitung verwendet werden kann. Diese Anforderungen werden aktuell z.B. von der Xrechnung (im öffentlichen Auftragswesen) und dem ZUGFeRD-
Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei) erfüllt. Weitere Formate könnten folgen und ebenfalls anerkannt werden, sofern die Voraussetzungen erfüllt werden.
Rechnungen in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten (z.B. PDF) werden nicht mehr anerkannt, da es sich hierbei nicht um elektronische Rechnungen handelt.
Erbringen Sie als Unternehmen eine Leistung an einen anderen Unternehmer, der in Deutschland ansässig ist, dann müssen Sie ab dem 1.1.2025 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.
Wichtig: auch Vermieter, die Immobilien an Unternehmen vermieten, sind betroffen. Und auch Vermieter, die nur steuerfreie Wohnungsvermietung betreiben, werden sich auf der Leistungseingangsseite mit der E-Rechnung beschäftigen müssen. Selbst wenn die Vermietung steuerfrei ist und es auch keinen Vorsteuerabzug gibt, werden Dritte diesen Vermietern (Unternehmern) ab 2027 – spätestens ab 2028 – E-Rechnungen zusenden. So wird der Schornsteinfeger oder der Stromversorger an den Vermieter herantreten und um eine E-Mail-Adresse zur Zusendung der E-Rechnung bitten.
Grundsätzlich müssen Sie ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen und insbesondere empfangen können. Für das Ausstellen von Rechnungen gelten allerdings diverse Übergangsfristen, welche teilweise bis Ende 2027 nutzbar sind. Für den Großteil der Unternehmen dürfte bereits Ende 2026 die Übergangsfrist auslaufen.
Ab dem 01.01.2027 (in Ausnahmefällen ab 1.1.2028) müssen Sie die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann jedoch zwingend einhalten.
Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR, § 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) können unabhängig von den Übergangsregelungen immer als sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
Wie geht’s nun weiter?
Seit dem 01.01.2025 müssen Sie als Unternehmer in jedem Fall für den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen bereit sein, denn Ihre Geschäftspartner dürfen Ihnen seit diesem Tag E-Rechnungen zu senden, ohne dass Sie dem ausdrücklich zustimmen müssten. Die Vorschriften zur E-Rechnung sind nun seit 2 Jahren in Kraft, aufgrund der Übergangsregelungen und auch vielen technischen Details und Umsetzungsschwierigkeiten in einzelnen Softwarelösungen ist die Umsetzung in Teilen der Praxis aber noch nicht in ausreichendem Maße erfolgt. Spätestens ab 2027 müssen sich die Unternehmer dieser Realität nun stellen.
Wir bei Ziel voraus Steuerberater sehen in der Umstellung der Abläufe im Rahmen der E-Rechnung eine große Chance für Sie und Ihr Unternehmen, Ihre Unternehmensabläufe ab 2025 nunmehr noch stärker als bisher zu digitalisieren und damit in der Zukunft erhebliche Vorteile zu erzielen. Wir arbeiten daher aktuell an einem umfassenden Lösungsangebot für Sie, welches wir Ihnen in den kommenden Wochen näher vorstellen werden.
Da neben der E-Rechnung auch die Themen “Verfahrensdokumentation” und “digitale Personalakte” bei einer durchdachten Digitalisierungsstrategie nicht fehlen dürfen, werden wir Ihnen auch zu diese Themen zeitnah weitere Informationen zur Verfügung stellen.
Wenn Sie schon jetzt Interesse an entsprechenden Lösungen haben, nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.
Handlungsempfehlungen
- Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Unternehmen ab dem 1.1.2025 technisch in der Lage sind E-Rechnungen von Ihren Lieferanten empfangen zu können. Hierzu genügt ein normaler E-Mail-Account, der an die Lieferanten weitergegeben wird.
- Um E-Rechnungen versenden zu können, prüfen Sie bitte vorrangig die Möglichkeiten Ihrer bisher genutzten Lösung zur Rechnungsschreibung. Wir empfehlen Ihnen unbedingt einen einheitlichen Prozess zu wählen, also nicht Rechnungen an Privatpersonen anders als an Unternehmen zu versenden, der Kontroll- und Administrationsaufwand dürfte sonst nicht unerheblich ausfallen.
- WICHTIG: Achten Sie bei Ihren eigenen Recherchen und der Auswahl von Programmen auf die genauen Begrifflichkeiten. Rechnungen in Form einer pdf-Datei sind per Definition “sonstige Rechnungen”, welche auch digital sind. Pdf-Rechnungen sind jedoch KEINE “elektronische Rechnung” nach der Definition.
- Die größte Herausforderung ist unseres Erachtens die rechtskonforme Aufbewahrung der eingehenden E-Rechnungen im Original. Es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und ferner muss die Unveränderbarkeit des Originals sichergestellt werden. Diese Themen sind unseres Erachtens nur sehr schwierig bzw. rechtssicher mit einfachen, kostenlosen E-Mail-Lösungen der bekannten großen Anbieter umzusetzen. Es bedarf weitergehender Überprüfungen der eingesetzten Softwarelösungen.
Wir bei Ziel voraus Steuerberater sehen in der Umstellung der Abläufe im Rahmen der E-Rechnung eine große Chance für Sie und Ihr Unternehmen, Ihre Unternehmensabläufe ab 2025 nunmehr noch stärker als bisher zu digitalisieren und damit in der Zukunft erhebliche Vorteile zu erzielen.
Unsere Empfehlung: setzen Sie sich auf Basis Ihrer IT-Infrastruktur mit diesem Thema intensiv auseinander. Gern können wir Sie hier auch unterstützen und mit einer Lösung wie z.B. DATEV Unternehmen online für eine rechtssichere Lösung sorgen. Es ist unausweichlich die Thematik der “digitalen Struktur der kaufmännischen Prozesse” weiter auf digital zu trimmen um so auch in der digitalen Welt gut und insbesondere effizient aufgestellt zu sein.
Da neben der E-Rechnung auch die Themen “Verfahrensdokumentation” und “digitale Personalakte” bei einer durchdachten Digitalisierungsstrategie nicht fehlen dürfen, stellen wir Ihnen auch zu diesen Themen gern weitere Informationen zur Verfügung. Wenn Sie schon jetzt Interesse an entsprechenden Lösungen haben, nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.
Fazit und Zusammenfassung
- Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen technisch in der Lage sind E-Rechnungen von Ihren Lieferanten empfangen zu können. Hierzu genügt ein normaler E-Mail-Account, der an die Lieferanten weitergegeben wird.
- Wichtig ist auch die rechtlich belastbare Aufbewahrung der eingehenden E-Rechnungen, klären Sie die Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen.
- Der Versand von E-Rechnungen sollte aus dem eingesetzten Fakturierungsprogramm direkt erfolgen um unnötige manuelle Schritte zu vermeiden. Prüfen Sie also bitte vorrangig die Möglichkeiten Ihrer bisher genutzten Lösung zur Rechnungsschreibung.
- Wir empfehlen Ihnen unbedingt einen einheitlichen Prozess zu wählen, also nicht Rechnungen an Privatpersonen anders als an Unternehmen zu versenden, der Kontroll- und Administrationsaufwand dürfte sonst nicht unerheblich ausfallen.
- Halten Sie sich auch nicht übermäßig an Ausnahmeregelungen fest um die Thematik aufzuschieben, gehen Sie in die Umsetzung.