Die E-Rechnung kommt.

Ab 1.1.2025 greifen schrittweise die Regelungen zur sog. “E-Rechnung”, wodurch sich in vielen Unternehmen die Notwendigkeit ergibt den Versand und Empfang von Rechnungen zu überdenken und neu zu strukturieren.

Informieren und vorbereiten

Im März 2024 haben sich die Bundesregierung und die Opposition auf das sog. “Wachstumschancengesetz” geeinigt. Im Rahmen dieser Einigung wurden auch neue umsatzsteuerliche Regelungen für elektronische Rechnungen genehmigt, welche in Zukunft eine erhebliche Veränderung der kaufmännischen Prozesse bedeuten werden. In den letzten Jahren war es für Unternehmen bereits verpflichtend, im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand elektronische Rechnungen auszustellen. Nun wird diese Pflicht in mehreren Schritten ab 2025 auch auf die Rechnungsstellung im inländischen B2B-Bereich, also der Rechnungsausstellung zwischen Unternehmen, erheblich ausgeweitet.

Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen entsprechend nur noch Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format untereinander ausstellen, übermitteln und empfangen. Ergo werden Papier- und PDF-Rechnungen in naher Zukunft der Vergangenheit angehören. Aufgrund des zu erwartenden hohen Aufwandes hinsichtlich der Umstellungen in den Unternehmen bei der Rechnungsausstellung, wurden vom Gesetzgeber einige Übergangsregelungen geschaffen.

Fakt ist jedoch, dass die Umstellung unvermeidbar sein wird und wir empfehlen Ihnen daher, sich bereits jetzt mit den neuen Pflichten vertraut zu machen und Ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen, um nicht kurz vor Ablauf der letzten Frist in Stress zu geraten.

Da die gesamte Thematik sehr frisch ist und aktuell auch noch einer hohen Dynamik hinsichtlich verschiedener Einzelfragen unterliegt, möchten wir Ihnen auf dieser Seite aktuell und im Laufe des Jahres weiter zunehmend Informationen und Hilfestellungen an die Hand geben.

Ab wann müssen Sie als Unternehmer E-Rechnungen
im strukturierten Format ausstellen und empfangen?

Die neuen Regelungen zur E-Rechnung gelten grundsätzlich ab dem 01.01.2025. Wegen des hohen zu erwartenden Umsetzungsaufwands in nahezu allen Unternehmen gibt es Übergangsregelungen bis Ende 2027.

Was genau ist unter einer E-Rechnung zu verstehen?

Eine „elektronische Rechnung“ oder abgekürzt “E-Rechnung” wird nur noch als Rechnung anerkannt, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wurde, sowie elektronisch übermittelt und empfangen wird und sie im Rahmen einer elektronische Verarbeitung verwendet werden kann. Diese Anforderungen werden aktuell z.B. von der Xrechnung (im öffentlichen Auftragswesen) und dem ZUGFeRD-
Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei) erfüllt. Weitere Formate könnte folgen und könnten ebenfalls anerkannt werden, sofern die Voraussetzungen erfüllt werden.

Rechnungen in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten (z.B. PDF) werden nicht mehr anerkannt, da es sich hierbei nicht um elektronische Rechnungen handelt.

Wer ist von der Neuregelung betroffen und welche Fristen gibt es?

Erbringen Sie als Unternehmen eine Leistung an einen anderen Unternehmer, der in Deutschland ansässig ist, dann müssen Sie ab dem 1.1.2025 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Wichtig: auch Vermieter, die Immobilien an Unternehmen vermieten, sind betroffen.

Grundsätzlich müssen Sie ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen und insbesondere empfangen können. Für das Ausstellen von Rechnungen gelten allerdings diverse Übergangsfristen, welche teilweise bis Ende 2027 nutzbar sind.

Ab dem 01.01.2028 müssen Sie die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann jedoch zwingend einhalten.

Gibt es Ausnahmen bei der Höhe der Rechnungen?

Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise können auch weiterhin als sonstige Rechnungen, also nicht in elektronischer Form, ausgestellt werden.

Wie gehts nun weiter?

Ab dem 01.01.2025 müssen Sie als Unternehmer in jedem Fall für den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen bereit sein, denn Ihre Geschäftspartner dürfen Ihnen ab diesem Tag E-Rechnungen zu senden, ohne dass Sie dem ausdrücklich zustimmen müssten.

Wir bei Ziel voraus Steuerberater sehen in der Umstellung der Abläufe im Rahmen der E-Rechnung eine große Chance für Sie und Ihr Unternehmen, Ihre Unternehmensabläufe ab 2025 nunmehr noch stärker als bisher zu digitalisieren und damit in der Zukunft erhebliche Vorteile zu erzielen. Wir arbeiten daher aktuell an einem umfassenden Lösungsangebot für Sie, welches wir Ihnen in den kommenden Wochen näher vorstellen werden.

Da neben der E-Rechnung auch die Themen “Verfahrensdokumentation” und “digitale Personalakte” bei einer durchdachten Digitalisierungsstrategie nicht fehlen dürfen, werden wir Ihnen auch zu diese Themen zeitnah weitere Informationen zur Verfügung stellen.

Wenn Sie schon jetzt Interesse an entsprechenden Lösungen haben, nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf. Um Ihre individuellen Anliegen bei diesem Thema zu identifizieren, stellen wir auf dieser Seite in Kürze ein hilfreiches Fragetool zur Verfügung.

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