Ist- vs. Soll-Versteuerung – Besteuerung nach Vereinnahmung oder Vereinbarung
Wann muss ein Unternehmer die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen – wenn er die Rechnung schreibt oder erst wenn das Geld tatsächlich auf seinem Konto eingeht? Diese Frage ist für viele Selbstständige und kleine Unternehmen hochrelevant, denn sie entscheidet unmittelbar über die Liquidität. Das Umsatzsteuerrecht bietet zwei Methoden: die Soll-Versteuerung und die Ist-Versteuerung. Welche Methode für wen gilt, welche Vorteile die Ist-Versteuerung bietet und wie man sie beantragt – das erfahren Sie in diesem Artikel.
1. Grundprinzip: Wann entsteht die Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer entsteht in dem Moment, in dem der Umsatz ausgeführt wird – also wenn eine Lieferung erfolgt oder eine Dienstleistung erbracht ist. Das ist der gesetzliche Grundsatz, der hinter der Soll-Versteuerung steht.
Die entscheidende Frage ist aber: Wann muss der Unternehmer diese Steuer tatsächlich ans Finanzamt abführen? Bei der Soll-Versteuerung geschieht das unabhängig davon, ob der Kunde bereits bezahlt hat. Bei der Ist-Versteuerung hingegen wird die Steuer erst dann fällig, wenn der Unternehmer das Geld auch wirklich erhalten hat.
Dieser Unterschied klingt technisch, hat aber in der Praxis erhebliche Auswirkungen – vor allem auf die Liquidität kleiner Unternehmen.
2. Die Soll-Versteuerung – der gesetzliche Regelfall
Die Soll-Versteuerung ist die Standardmethode im deutschen Umsatzsteuerrecht und gilt für alle Unternehmer, die nicht ausdrücklich zur Ist-Versteuerung zugelassen wurden.
Funktionsweise: Die Umsatzsteuer wird in dem Voranmeldungszeitraum abgeführt, in dem die Leistung erbracht wurde – unabhängig vom Zahlungseingang. Hat ein Unternehmer im März eine Rechnung über 10.000 Euro netto (zzgl. 1.900 Euro USt) gestellt, muss er diese 1.900 Euro bereits in der März-Voranmeldung anmelden und abführen – auch wenn der Kunde erst im Mai zahlt.
Praxisbeispiel: Ein Handwerksbetrieb stellt am 28. März eine Rechnung über eine abgeschlossene Badezimmersanierung. Der Kunde zahlt vereinbarungsgemäß erst 30 Tage später, also Ende April. Der Handwerker muss die enthaltene Umsatzsteuer dennoch bereits in der März-Voranmeldung ans Finanzamt überweisen – obwohl er das Geld noch nicht erhalten hat.
Das kann gerade bei größeren Aufträgen oder zahlungssäumigen Kunden zu echten Liquiditätsengpässen führen.
3. Die Ist-Versteuerung – Besteuerung nach tatsächlichem Zahlungseingang
Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuerpflicht erst in dem Moment, in dem der Unternehmer die Zahlung tatsächlich erhält. Die Steuer wird also nicht nach Rechnungsstellung, sondern nach Vereinnahmung des Entgelts abgeführt.
Funktionsweise: Geht die Zahlung des Kunden erst im Mai ein, wird die Umsatzsteuer erst in der Mai-Voranmeldung angemeldet und abgeführt. Der Unternehmer muss keine Steuer vorfinanzieren, die er vom Kunden noch nicht erhalten hat.
Praxisbeispiel: Eine Unternehmensberaterin stellt monatlich Rechnungen an mehrere Klienten. Manche zahlen prompt, andere erst nach 60 oder 90 Tagen. Dank der Ist-Versteuerung führt sie die Umsatzsteuer immer erst dann ab, wenn das Geld tatsächlich auf ihrem Konto eingegangen ist – das schont ihre Liquidität erheblich und erleichtert die Planung.
4. Wer darf die Ist-Versteuerung nutzen?
Die Ist-Versteuerung ist nicht für jeden Unternehmer möglich. § 20 UStG regelt, wer einen Antrag auf Ist-Versteuerung stellen darf. Die Voraussetzungen sind:
Umsatzgrenze: Der Gesamtumsatz des Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr darf 600.000 Euro nicht überschritten haben. Diese Grenze gilt seit dem 1. Januar 2024 – zuvor lag sie bei 500.000 Euro.
Freiberufler ohne Buchführungspflicht: Unternehmer, die nicht nach Handels- oder Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind – also zum Beispiel Freiberufler wie Ärzte, Rechtsanwälte oder Ingenieure – dürfen die Ist-Versteuerung unabhängig von ihrer Umsatzhöhe beantragen.
Unternehmer mit Erlaubnis nach bestimmten Vorschriften: In bestimmten Sonderfällen (z. B. bei Zulassung nach der Gewerbeordnung) besteht ebenfalls die Möglichkeit zur Ist-Versteuerung.
Nicht möglich ist die Ist-Versteuerung für Unternehmen, die die Umsatzgrenze überschreiten und buchführungspflichtig sind – diese müssen zwingend die Soll-Versteuerung anwenden.
5. Wie beantragt man die Ist-Versteuerung?
Der Antrag auf Ist-Versteuerung ist formlos und wird beim zuständigen Finanzamt gestellt – am einfachsten schriftlich oder über Elster. In der Regel wird der Antrag genehmigt, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Das Finanzamt teilt die Genehmigung schriftlich mit.
Der Wechsel wirkt ab dem Zeitpunkt, den das Finanzamt im Genehmigungsschreiben festlegt – üblicherweise ab dem laufenden oder dem nächsten Voranmeldungszeitraum. Wer ein neues Unternehmen gründet, sollte den Antrag direkt im Rahmen der steuerlichen Erfassung stellen, damit die Ist-Versteuerung von Beginn an gilt.
Wichtig: Überschreitet ein Unternehmer, der die Ist-Versteuerung nutzt, im Laufe eines Jahres die Umsatzgrenze von 600.000 Euro, muss er das Finanzamt informieren. Die Genehmigung kann dann widerrufen werden, und der Unternehmer wechselt zur Soll-Versteuerung.
6. Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug
Ein häufiges Missverständnis: Die Wahl zwischen Ist- und Soll-Versteuerung betrifft nur die eigene Umsatzsteuer. Der Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen richtet sich grundsätzlich danach, wann die Rechnung vorliegt und die Leistung erbracht wurde – unabhängig davon, ob der eigene Unternehmer die Ist- oder Soll-Versteuerung anwendet.
Das heißt: Wer eine Eingangsrechnung erhält und die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt, darf die Vorsteuer bereits im Zeitraum der Leistungserbringung geltend machen – auch wenn er selbst die Ist-Versteuerung anwendet und noch nicht bezahlt hat.
Ausnahme: Wendet der leistende Unternehmer (also derjenige, der die Eingangsrechnung ausgestellt hat) selbst die Ist-Versteuerung an, entsteht der Vorsteuerabzug beim Empfänger erst mit Zahlung. Dies ist jedoch ein Sonderfall und muss auf der Rechnung entsprechend gekennzeichnet sein.
7. Vor- und Nachteile im Überblick
Vorteile der Ist-Versteuerung:
Die Ist-Versteuerung schont die Liquidität, weil keine Steuer vorfinanziert werden muss. Gerade bei langen Zahlungszielen oder unzuverlässigen Kunden ist das ein echter Vorteil. Zudem vereinfacht sie die Buchführung, weil Zahlungseingang und Steuerpflicht zeitlich zusammenfallen.
Nachteile der Ist-Versteuerung:
Der Verwaltungsaufwand kann leicht ansteigen, wenn Zahlungseingänge genau überwacht und den richtigen Voranmeldungszeiträumen zugeordnet werden müssen. Außerdem steht die Methode nicht allen Unternehmen offen.
Vorteile der Soll-Versteuerung:
Die Soll-Versteuerung ist klarer strukturiert und leichter mit der Faktura abzugleichen, da Rechnungsdatum und Steuerpflicht zusammenfallen. Für Unternehmen mit kurzfristigen Zahlungszielen oder Vorkasse ist der Unterschied zur Ist-Versteuerung ohnehin gering.
Nachteile der Soll-Versteuerung:
Bei langen Zahlungszielen muss der Unternehmer Umsatzsteuer vorfinanzieren, die er noch nicht erhalten hat. Das kann bei größeren Umsätzen zu erheblichem Liquiditätsdruck führen.
Fazit
Ob Ist- oder Soll-Versteuerung – die Wahl der richtigen Methode kann einen spürbaren Unterschied für die finanzielle Situation eines Unternehmens machen. Besonders für kleinere Betriebe, Freiberufler und Dienstleister mit langen Zahlungszielen ist die Ist-Versteuerung oft die liquiditätsschonendere Lösung. Wer die Voraussetzungen erfüllt, sollte den Antrag frühzeitig stellen – am besten bereits bei der Unternehmensgründung.
Sie sind unsicher, welche Versteuerungsmethode für Ihr Unternehmen die richtige ist, oder möchten den Antrag auf Ist-Versteuerung stellen? Die Steuerberater von ziel-voraus.de beraten Sie individuell und helfen Ihnen, die optimale Lösung für Ihre Situation zu finden.