Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) – Sofortabschreibung und GWG-Pool einfach erklärt
Wer im Unternehmen Gegenstände anschafft, muss diese in der Regel über ihre Nutzungsdauer abschreiben – ein Schreibtisch also über zehn Jahre, ein Computer über drei Jahre. Für kleinere Anschaffungen wäre dieser Aufwand jedoch unverhältnismäßig. Deshalb sieht das Steuerrecht für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) vereinfachte Abschreibungsregeln vor: Unter bestimmten Wertgrenzen können Anschaffungen sofort und vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden. Dieser Artikel erklärt, was GWG sind, wie die Sofortabschreibung funktioniert, was es mit dem GWG-Pool auf sich hat – und worauf Unternehmer in der Praxis achten sollten.
1. Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?
Geringwertige Wirtschaftsgüter sind abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die selbstständig nutzbar sind und deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten eine bestimmte Wertgrenze nicht überschreiten. Die rechtliche Grundlage findet sich in § 6 Abs. 2 und 2a EStG.
Drei Merkmale müssen kumulativ erfüllt sein:
Abnutzbar: Das Wirtschaftsgut unterliegt einer Wertminderung durch Nutzung – also keine Grundstücke oder Finanzanlagen.
Beweglich: Es muss sich um einen körperlichen Gegenstand handeln, der nicht fest mit einem Gebäude oder Grundstück verbunden ist – also keine Einbauten, die wesentliche Gebäudebestandteile werden.
Selbstständig nutzbar: Das Wirtschaftsgut muss für sich allein, ohne Zusammenwirken mit anderen Wirtschaftsgütern, seiner Zweckbestimmung dienen können. Ein Computermonitor, der ohne PC nicht funktioniert, gilt daher grundsätzlich nicht als selbstständig nutzbar – ein Laptop hingegen schon.
Typische Beispiele für GWG sind: Werkzeuge, Bürostühle, Drucker, Smartphones, Kaffeemaschinen für das Büro, kleine Elektrogeräte oder Taschenrechner.
2. Die Sofortabschreibung bis 800 Euro netto
Für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto (also ohne Umsatzsteuer) sieht § 6 Abs. 2 EStG die Möglichkeit der Sofortabschreibung vor. Das bedeutet: Der gesamte Anschaffungspreis kann im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe abgezogen werden – unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer des Gegenstands.
Die Sofortabschreibung ist ein Wahlrecht, kein Zwang. Alternativ kann das Wirtschaftsgut auch regulär über seine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden – das ist jedoch selten sinnvoll, da die Sofortabschreibung steuerlich günstiger ist.
Wertgrenzen im Überblick:
- Bis 250 Euro netto: Das Wirtschaftsgut kann als geringfügiger Aufwand sofort abgezogen werden und muss nicht einmal im Anlagenverzeichnis erfasst werden.
- 250,01 bis 800 Euro netto: Sofortabschreibung möglich; das Wirtschaftsgut muss im Anlagenverzeichnis unter Angabe des Anschaffungsdatums und der Anschaffungskosten erfasst werden.
- 800,01 bis 1.000 Euro netto: Weder Sofortabschreibung noch GWG-Pool möglich – reguläre Abschreibung über die Nutzungsdauer erforderlich, oder alternativ Einbeziehung in den Sammelposten (sofern dieser genutzt wird).
Praxisbeispiel: Eine Steuerberatungskanzlei schafft zehn neue Bürostühle für je 450 Euro netto an – Gesamtkosten 4.500 Euro. Jeder Stuhl liegt unter der 800-Euro-Grenze und ist selbstständig nutzbar. Die Kanzlei zieht alle 4.500 Euro sofort als Betriebsausgabe ab – statt über die Nutzungsdauer von zehn Jahren jährlich nur 450 Euro abzuschreiben.
3. Der GWG-Pool (Sammelposten) – die Alternative für Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro
Neben der Sofortabschreibung für Wirtschaftsgüter bis 800 Euro kennt das Steuerrecht eine weitere Vereinfachungsregelung: den GWG-Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG. Dieser ist eine Alternative – nicht eine Ergänzung – zur Sofortabschreibung.
Funktionsweise:
Entscheidet sich ein Unternehmer für den Sammelposten, werden alle im Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro netto in einem gemeinsamen Pool zusammengefasst. Dieser Pool wird einheitlich über fünf Jahre mit je 20 % abgeschrieben – unabhängig davon, ob einzelne Wirtschaftsgüter zwischenzeitlich veräußert, verloren oder zerstört werden.
Wichtige Eigenheit: Die Entscheidung für den Sammelposten gilt einheitlich für alle im Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter im Wertebereich zwischen 250,01 und 1.000 Euro. Es ist nicht möglich, manche Gegenstände sofort abzuschreiben und andere in den Pool zu legen.
Praxisbeispiel: Ein Handwerksbetrieb schafft im Jahr 2025 folgende Gegenstände an:
- Bohrmaschine: 380 Euro netto
- Messgerät: 620 Euro netto
- Arbeitsleuchte: 290 Euro netto
Entscheidet er sich für den Sammelposten, werden alle drei Gegenstände (Gesamtwert: 1.290 Euro) in den Pool eingestellt und über fünf Jahre mit je 258 Euro pro Jahr abgeschrieben. Bei der Sofortabschreibung würde er hingegen alle drei Gegenstände sofort vollständig abziehen – was im Jahr der Anschaffung steuerlich günstiger ist.
4. Sofortabschreibung oder Sammelposten – was ist besser?
Die Wahl zwischen Sofortabschreibung und Sammelposten hängt von der individuellen Situation des Unternehmens ab:
Sofortabschreibung ist vorteilhaft, wenn:
- Möglichst hohe Betriebsausgaben im laufenden Jahr erwünscht sind – etwa um den Gewinn gezielt zu senken
- Die angeschafften Wirtschaftsgüter überwiegend im Bereich bis 800 Euro liegen
- Möglichst wenig Verwaltungsaufwand anfallen soll
Sammelposten ist vorteilhaft, wenn:
- Wirtschaftsgüter zwischen 800 und 1.000 Euro angeschafft werden, die sonst regulär abgeschrieben werden müssten
- Eine gleichmäßige Verteilung der Abschreibung über fünf Jahre steuerlich günstiger ist – etwa wenn der Gewinn ohnehin niedrig ist
- Viele Wirtschaftsgüter angeschafft werden und die Einzelerfassung im Anlagenverzeichnis vermieden werden soll
Praxisbeispiel – Vergleich:
Ein Unternehmen schafft 2025 einen Laptop für 950 Euro netto an. Bei regulärer Abschreibung über drei Jahre (AfA-Tabelle) würde es jährlich 316,67 Euro abschreiben. Bei Einstellung in den Sammelposten schreibt es 190 Euro pro Jahr über fünf Jahre ab – was langsamer ist als die reguläre Abschreibung. Die Sofortabschreibung ist hier nicht möglich, da der Laptop die 800-Euro-Grenze übersteigt. Der Sammelposten ist in diesem Fall dennoch vorteilhaft, wenn zusätzlich andere Gegenstände in den Pool eingestellt werden, deren Gesamtvolumen eine vereinfachte Verwaltung rechtfertigt.
5. Umsatzsteuer und GWG – worauf ist zu achten?
Die Wertgrenzen für GWG beziehen sich stets auf den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer – sofern der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer (z. B. Kleinunternehmer oder Ärzte) müssen hingegen den Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer als Maßstab anlegen.
Praxisbeispiel: Ein vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer kauft einen Drucker für 850 Euro brutto (= 714,29 Euro netto bei 19 % USt). Da der Nettobetrag unter 800 Euro liegt, kann er den Drucker sofort abschreiben. Ein Arzt ohne Vorsteuerabzug hingegen muss den Bruttobetrag von 850 Euro ansetzen – dieser übersteigt die 800-Euro-Grenze, sodass keine Sofortabschreibung möglich ist.
6. Aufzeichnungspflichten und Anlagenverzeichnis
Auch wenn GWG vereinfacht behandelt werden, bestehen Aufzeichnungspflichten:
Für Wirtschaftsgüter bis 250 Euro: Keine besondere Erfassung im Anlagenverzeichnis erforderlich – der Betriebsausgabenabzug erfolgt direkt über die laufende Buchführung.
Für Wirtschaftsgüter von 250,01 bis 800 Euro (Sofortabschreibung): Diese müssen in einem Verzeichnis erfasst werden, das Tag der Anschaffung, Anschaffungskosten und eine Bezeichnung des Wirtschaftsguts enthält. Das Verzeichnis ist dem Finanzamt nicht automatisch vorzulegen, muss aber auf Anfrage vorgezeigt werden können.
Für den Sammelposten: Der Sammelposten selbst wird als einheitlicher Posten im Anlagenverzeichnis geführt. Einzelne Zugänge müssen nicht separat ausgewiesen werden – was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.
7. Häufige Fehler und praktische Hinweise
Fehler: Selbstständige Nutzbarkeit falsch beurteilen
Ob ein Wirtschaftsgut selbstständig nutzbar ist, wird in der Praxis häufig falsch eingeschätzt. Einzelne Komponenten einer Anlage – etwa ein Ersatzmotor oder ein Bildschirm ohne eigenständige Funktion – sind nicht selbstständig nutzbar und können daher nicht als GWG behandelt werden.
Fehler: Netto- und Bruttobeträge verwechseln
Gerade bei Unternehmern, die nicht zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt sind, führt die Verwechslung von Netto- und Bruttobetrag regelmäßig zu Fehlern bei der Einordnung als GWG.
Gestaltung: GWG gezielt im Jahresendgeschäft einsetzen
Wer in einem ertragreichen Jahr seinen Gewinn noch kurzfristig senken möchte, kann GWG gezielt vor dem Jahresende anschaffen und sofort abschreiben. Voraussetzung ist, dass die Wirtschaftsgüter tatsächlich bis zum 31. Dezember angeschafft und in Betrieb genommen werden.
Gestaltung: Einheitliche Wahl im Wirtschaftsjahr beachten
Wer den Sammelposten wählt, muss dies konsequent für alle in Frage kommenden Wirtschaftsgüter des Jahres tun. Eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich.
Fazit
Die Regelungen zu geringwertigen Wirtschaftsgütern bieten Unternehmen eine willkommene steuerliche Vereinfachung: Kleine Anschaffungen können sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden, ohne jahrelange Abschreibungsroutine. Die Wahl zwischen Sofortabschreibung und Sammelposten will jedoch wohlüberlegt sein – sie hängt vom Wert der angeschafften Güter, der Gewinnlage des Unternehmens und dem gewünschten Verwaltungsaufwand ab. Wer die Wertgrenzen und Wahlrechte kennt und strategisch einsetzt, kann die Steuerbelastung gezielt optimieren.
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