Wir haben gerade Spätsommer und es kommen in den letzten Tagen wieder deutlich mehr Anfragen von potentiellen Neukunden und damit kommen auch wieder ähnliche Fragen auf, wie man sie oft zu dem Thema “Steuerberaterwechsel” hört und liest. Daher will ich nachfolgend einmal grob skizzieren, was bei dem Thema zu beachten ist, wie ein Wechsel abläuft und was vielleicht auch weniger dramatisch ist als es im ersten Blick wirkt.
Vorweg: im Regelfall ist so ein Wechsel nicht besonders aufregend oder schwierig im technischen/ rechtlichen Sinne, aber Steuerberatung ist in hohem Maße eine auf Vertrauen basierende Dienstleistung und somit spezieller als andere, alltäglichere Dienstleistungen. Aber nun mal zu den Details…
Warum wechseln Menschen überhaupt?
Die häufigsten Gründe, die ich höre:
- schlechte Erreichbarkeit – Anrufe und E-Mails werden tagelang und wochenlang nicht beantwortet
- keine Beratung, nur Buchhaltung – Bescheide kommen, aber niemand erklärt was, niemand denkt mit
- das Gefühl, nur eine Nummer zu sein – gerade bei größeren Kanzleien ein klassisches Thema
- die Kanzlei wächst nicht mit – was früher gepasst hat, passt nicht mehr zum heutigen Betrieb
- oder ganz simpel: man hat das Vertrauen verloren
Keiner dieser Gründe ist trivial. Ein Steuerberater ist eben kein Dienstleister wie ein Telefonanbieter. Es geht um Vertrauen, um Zahlen, um Entscheidungen, die echte Konsequenzen haben. Wer da das Gefühl hat, dass es nicht passt – der hat meistens recht.
Wann ist ein guter Zeitpunkt für den Wechsel?
Theoretisch: jederzeit. Der Steuerberatervertrag ist in der Regel ordentlich kündbar, meistens mit einer Frist von vier bis sechs Wochen – das steht im Vertrag, den du irgendwann unterschrieben hast.
An der Stelle ein ganz wichtiger Hinweis: beim manchen Kanzleien gibt es Verträge die lange laufen und lange Kündigungsfristen vorsehen. Aber in §§626, 627 BGB sind Regelungen enthalten, die für Steuerberaterverträge Anwendung finden und eine Kündigung letztlich ohne Einhaltung einer Frist ermöglichen. Grund für diese Regelung ist der hohe persönliche Vertrauensanteil bei einem solchen Vertragsverhältnis. Wenn das Vertrauen nicht mehr da ist, dann ist eine Zusammenarbeit im Bereich der Steuerberatung nicht weiter zumutbar.
Praktisch: Der sauberste Zeitpunkt ist nach Abschluss des laufenden Geschäftsjahres, also zum Jahreswechsel. So übernimmt die neue Kanzlei einen sauberen Startpunkt und muss nicht mitten im Jahr in laufende Buchhaltung einsteigen. Je nach Vertrauenslage übernimmt der neue Steuerberater meist auch den Jahresabschluss und die Steuererklärung für das Vorjahr oder sogar die Vorjahre, aber dies ist letztlich frei gestaltbar.
Der Steuerberaterwechsel zum Jahreswechsel ist sicherlich der Idealzustand, aber ein Wechsel mitten im Jahr ist natürlich auch möglich. Er ist etwas aufwändiger in der Disponierung der Übergabe, aber absolut machbar und manchmal vielleicht auch einfach notwendig. Wechsel kurz vor dem Jahreswechsel (z.B. Übernahme der Lohnbuchhaltung erstmalig für November eines Jahres) lehnen wir im Regelfall immer mit Verweis auf einen Start ab Januar des Folgejahres ab. Der Mehraufwand steht dann einfach in keinem Verhältnis zu einem Wechsel per Jahresanfang und diese macht sich entsprechend auch in den Kosten bemerkbar. Aber wie schon geschrieben: Ausnahmen sind denkbar.
Wie läuft ein Wechsel konkret ab?
Wenn wir nach einem Kennenlerngespräch und Abgabe unseres Angebotes final in eine Zusammenarbeit mit Kunden gehen, startet das eigentliche “Onboarding”.
Schritt 1: Kündigung beim bisherigen Steuerberater – schriftlich, fristgerecht, fertig. Kein Drama, keine Begründung notwendig. Du musst nicht erklären, warum du gehst. Wir werden direkt mit in Kenntnis gesetzt (E-Mail in cc) und können dann auf den neuen Berater wegen der Daten zugehen.
Schritt 2: Vollmacht für den neuen Steuerberater – du erteilst uns als neue Kanzlei eine Vollmacht, damit wir mit dem Finanzamt kommunizieren und in deinem Namen handeln kann. Das ist Standardprozess und wird bei uns direkt beim ersten Schritt erledigt. Dazu kommen noch weitere Detailschritte, aber es ist alles lösbar und wir haben hierfür einen klaren Fahrplan entwickelt.
Schritt 3: Unterlagenübergabe – der bisherige Steuerberater ist verpflichtet, deine Unterlagen herauszugeben – Buchführung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Bescheide. Das gehört dir, nicht ihm. In der Praxis klappt das meistens problemlos, manchmal zieht es sich etwas. Aber es ist kein optionaler Schritt seinerseits.
Schritt 4: Einarbeitung der neuen Kanzlei – wir verschaffen uns einen Überblick über deine Situation, laufende Themen, offene Bescheide, besondere Sachverhalte. Je besser die Übergabe, desto schneller läuft alles. Vieles wird auch im Kennenlerngespräch schon angesprochen, in diesem Schritt wird es aber eben konkret.
Das war’s im Wesentlichen. Kein Behördenmarathon, keine komplizierten Formulare, kein Grund zum Zögern. Um die Datenbeschaffung kümmern wir uns, um die Information an Finanzamt und andere Behörden ebenso.
Was kostet der Wechsel?
Die Kündigung selbst kostet nichts. Was anfallen kann: Der bisherige Steuerberater stellt ggf. noch offene Leistungen in Rechnung – also Arbeiten, die er erbracht hat, aber noch nicht abgerechnet wurden. Das ist legitim und sollte man einplanen. Kosten für Datensicherungen können ebenfalls entstehen, das ist sehr individuell und meist auch finanziell überschaubar.
Wir als neue Kanzlei berechnen für den einmaligen Aufwand eine Onboarding-Gebühr, die speziell zur Deckung der Kosten der Datenbeschaffung dient. Die Höhe der Gebühr ist insbesondere davon abhängig, wie die Daten bisher gehalten wurden und wie wir sämtliche relevante Daten bekommen und in unsere Systeme eingespielt bekommen.
Klar davon abzugrenzen sind Aufwand und Kosten für eventuell notwendige Korrekturen, wenn die bisherigen Arbeiten nicht ganz perfekt waren und entsprechend aufgearbeitet werden muss. Die Kosten schwanken hier aufgrund verschiedener Faktoren, aber wir können nach einer ersten Sichtung den Aufwand zügig beziffern und darüber ins Gespräch kommen.
Warum viele zu lange warten
Das Thema taucht in der Praxis eigentlich bei jedem zweiten Fall auf. Man wollte schon länger wechseln, aber….
Hier muss man klar sagen, dass der Steuerberaterwechsel kurz vor Wechsel des Lebenspartners steht und entsprechend “nicht mal eben” umgesetzt wird. Das ist absolut menschlich, denn es geht um eine Vertrauenssituation. Man kennt den alten Steuerberater vielleicht schon lange, man will niemanden verletzen, man erzählt sich, dass es ja eigentlich auch so geht und ja die Bequemlichkeit nichts an Prozessen in der Zusammenarbeit ändern zu müssen ist auch häufig ein Hemmnis.
Das Fazit
Ein Steuerberaterwechsel ist technisch unkompliziert und lösbar. Was ihn aufhält, ist meistens nicht die Bürokratie, sondern die Hemmschwelle. Wer unzufrieden ist und sich trotzdem nicht traut: Es ist einfacher als du denkst und der richtige Zeitpunkt ist meistens früher als du glaubst.
Wenn du Fragen dazu hast oder einfach wissen willst, ob wir als Kanzlei zu dir passen, melde dich gern. Ohne Druck, ohne Verkaufsgespräch.
Ich bin Stefan Bobzin (Spitzname „Bob”) und arbeite als Steuerberater bei Ziel voraus Steuerberater in Lübeck. Im Bob Blog schreibe ich über Steuern und Unternehmerthemen – so wie ich sie unseren Kunden auch laufend erkläre. Ohne Umwege, ohne viel Fachsprache und vor allem mit dem Ziel, eine klare Antwort zu geben.