Eine der häufigsten Fragen, die wir in der Kanzlei kriegen: “Was kostet mich ein Mitarbeiter eigentlich wirklich? Kann man das mal ganz grob berechnen?”
Um das transparent zu machen und nicht jedes Mal neu erklären zu müssen, habe ich es hier einmal sauber aufgeschlüsselt. Die etwas einfache und sehr kurze Antwort: deutlich mehr als das Bruttogehalt. Die lange Antwort kommt jetzt.
Der häufigste Denkfehler
„Ich zahle 3.000 € brutto, also kostet mich der Mitarbeiter 3.000 € im Monat.”
Das stimmt so schlicht nicht und wer so rechnet baut sich massive Fehlbeträge z.B. in seine eigene Preiskalkulation oder seine Cashflow-Planung ein. Die tatsächlichen Kosten liegen in der Regel 20–30 % über dem Bruttogehalt – und das ist noch ohne weitere Nebenkosten. Ich persönlich empfehle für das schnelle Rechnen im Kopf: 25% zusätzlich zum Brutto des Arbeitnehmers. Wer es noch “sicherer” schnell rechnen möchte nimmt halt 30% an. Aber: die individuellen Kosten eine Stelle sind hier nicht enthalten. Wenn noch ein Arbeitsplatz eingerichtet werden muss, vielleicht noch ein Fahrzeug angeschafft werden muss, kann diese grobe Formel nicht mehr helfen.
Hier aber einmal die Zusammensetzung der 25% für die einfache Kalkulation:
1. Das Bruttogehalt – der Ausgangspunkt
Das Bruttogehalt ist, was du vertraglich vereinbarst. Es ist die Basis für alle weiteren Berechnungen.
Beispiel: 3.000 € Bruttogehalt pro Monat.
2. Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
Als Arbeitgeber zahlst du etwa die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge – die andere Hälfte zahlt dein Mitarbeiter von seinem Bruttogehalt. Dich als Arbeitgeber interessiert nur dein Anteil:
| Versicherung | Arbeitgeberanteil (ca.) |
|---|---|
| Krankenversicherung | ~7,3 % |
| Pflegeversicherung | ~1,7 % |
| Rentenversicherung | ~9,3 % |
| Arbeitslosenversicherung | ~1,3 % |
| Gesamt | ~19,6 % |
⚠️ Die genauen Sätze ändern sich leicht von Jahr zu Jahr – das Prinzip bleibt aber dasselbe.
Im Beispiel: 3.000 € × 19,6 % = 588 € zusätzlich pro Monat
Dein Mitarbeiter kostet dich also bereits 3.588 € monatlich – bevor auch nur ein einziger weiterer Euro anfällt.
3. Die Nebenkosten, die oft vergessen werden
Hier wird es nun nochmal detaillierter und interessant. Denn neben Gehalt und Sozialabgaben gibt es eine Reihe weiterer Personalkosten, die viele Arbeitgeber erst im Nachhinein bemerken:
Der Berufsgenossenschaft Pflichtbeitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung ist so eine Position die gern mal unterjährig untergeht. Die Kosten variieren je nach Branche, aber die Kosten gibt es in allen Branchen und sie kommen immer oben drauf.
Auch Kosten für Verpflegung (z.B. freie Getränke für Mitarbeiter, der oft belächelte Obstkorb) erhöhen sich natürlich mit jedem Mitarbeiter und auch Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern sind Kosten, die man nicht automatisch monatlich in der Lohnbuchhaltung sieht.
Ausstattung & Sachkosten Arbeitsplatz, Hardware, Software, ggf. Diensthandy oder Arbeitskleidung. Je nach Stelle und Branche kann man schnell 100–300 € pro Monat auf die Laufzeit hinzurechnen.
Recruiting & Einarbeitung Stellenanzeigen, Interviews, und die Zeit, die du und dein Team in die Einarbeitung stecken. Kostet Geld – auch wenn es in keiner Rechnung auftaucht.
4. Die Gesamtrechnung – ehrlich und vollständig
| Kostenblock | Monatlich (Beispiel) |
|---|---|
| Bruttogehalt | 3.000 € |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung | ~588 € |
| Berufsgenossenschaft (ca.) | ~30 € |
| Sachkosten / Arbeitsplatz | ~150 € |
| Gesamtkosten pro Monat | ~3.768 € |
Das sind im Jahr schnell um die 50.000 € für einen Mitarbeiter mit 3.000 € Bruttogehalt.
Überraschend? Für viele schon. Und die Position “Sachkosten/Arbeitsplatz” kann auch noch ganz anders ausfallen, wenn betriebsbedingt noch mehr Dinge benötigt werden. Meine pauschalen 25% für das schnelle Rechnen ergeben übrigens 3.750 €.
5. Was das für deine Planung bedeutet
Drei Fragen, die ich jedem empfehle, vor der ersten Einstellung zu beantworten:
1. Wie viel Umsatz muss dieser Mitarbeiter generieren, damit er sich trägt? Faustregel: mindestens das Dreifache der Gesamtkosten – im Beispiel also rund 150.000 € Jahresumsatz.
2. Kann ich mir 6 Wochen Lohnfortzahlung leisten, wenn er längerfristig ausfällt? Für kleinere Betriebe ein reales Risiko. Die Lohnfortzahlung wird noch zu einem Großteil über die entsprechenden Krankenkassenbeiträge erstattet, aber nicht zu 100% und außerdem wird bei Abwesenheit des Mitarbeiters auch die Arbeit nicht erledigt, es kommt also nicht das Dreifache des Gehaltes als Einnahme rein, wie im Punkt zuvor dargestellt.
3. Ist eine Festanstellung überhaupt die richtige Lösung? Minijob, Midijob, Freelancer oder Werkvertrag – je nach Bedarf kann eine dieser Varianten wirtschaftlich sinnvoller sein. Und ja auch das muss ehrlicherweise gesagt werden, das Risiko einer Einstellung liegt wirtschaftlich und arbeitsrechtlich zum Großteil beim Arbeitgeber. Kosten aufbauen geht erheblich schneller und einfacher als Kosten reduzieren, wenn es für den Betrieb nicht so gut läuft.
Fazit
Die Zahlen kennen heißt nicht, dass man nicht einstellen soll. Im Gegenteil – gute Mitarbeiter sind der größte Hebel für Wachstum. Aber wer die echten Kosten kennt, plant besser und wird davon nicht kalt erwischt.
Wenn du oder ihr konkrete Zahlen für euren Betrieb durchrechnen wollt, meldet euch gern. Wir können hier gern noch mehr Tipps geben und helfen und sind auch außerhalb der klassischen Lohnbuchhaltung mit einigen Themen (Nettolohnoptimierung, Gehaltsbänder usw.) am Start, die helfen können mehr Struktur und Strategie in diesen wichtigen Bereich zu bringen.
Ich bin Stefan Bobzin (Spitzname “Bob”) und bin als Steuerberater bei Ziel voraus Steuerberater in Lübeck. Im Bob Blog schreibe ich über Steuern und Unternehmerthemen – so wie ich sie unseren Kunden auch laufende erkläre. Ohne Umwege, ohne viel Fachsprache und vor allem mit klarem Ziel eine Lösung zu finden.