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Was Sie jetzt zur Kassenmeldung wissen müssen
Ab dem 1. Juli 2025 gilt für Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen eine neue gesetzliche Verpflichtung: Alle Kassen, die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind oder ausgestattet sein müssten, müssen der Finanzverwaltung gemeldet werden. Diese Pflicht wurde mit § 146a der Abgabenordnung eingeführt und soll eine lückenlose, ordnungsgemäße Erfassung von Geschäftsvorfällen gewährleisten.
Die Meldepflicht umfasst nicht nur die erstmalige Anmeldung eines Kassensystems, sondern auch alle späteren Änderungen, beispielsweise bei Austausch oder Erweiterung, sowie die endgültige Außerbetriebnahme. Sie betrifft Unternehmen aller Branchen, unabhängig von Größe oder Ausrichtung. Nur wenige Ausnahmen sind vorgesehen, etwa für Systeme, die technisch nicht mehr funktionsfähig sind oder ausschließlich als einfache Erfassungshilfe – etwa in Form handschriftlicher Aufzeichnungen oder Tabellenkalkulationen – genutzt werden.
Für alle Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, gilt eine Meldefrist bis spätestens zum 31. Juli 2025. Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 neu in Betrieb genommen werden, müssen jeweils innerhalb eines Monats gemeldet werden. Die digitale Kassenmeldung kann über das offizielle ELSTER-Portal der Finanzverwaltung erfolgen.
Für eine komfortable Umsetzung bieten wir ein digitales Tool an, das Sie bei der Meldung unterstützt und Sie regelmäßig an notwendige Schritte erinnert.
Ab dem 1. Juli 2025 sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme der Finanzverwaltung zu melden. Die gesetzliche Grundlage dafür ist § 146a der Abgabenordnung (AO).
Die Meldepflicht gilt für alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen. Sie ist branchenunabhängig – also z. B. für Gastronomie, Einzelhandel, Handwerk, aber auch für Freiberufler relevant.
Betroffen sind alle elektronischen Kassensysteme, die mit einer TSE ausgestattet sind oder ausgestattet sein müssten. Nicht meldepflichtig sind Systeme, die dauerhaft außer Betrieb sind oder lediglich als einfache Erfassungshilfe dienen (z. B. Excel-Tabellen).
Für bereits vorhandene Kassensysteme (Anschaffung vor dem 1. Juli 2025) endet die Meldefrist am 31. Juli 2025. Neu angeschaffte Systeme ab dem 1. Juli 2025 müssen innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme gemeldet werden.
Die Meldung erfolgt digital über unsere Software oder z.B. das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung (www.elster.de). Meldepflichtig sind nicht nur die Inbetriebnahme neuer Kassensysteme, sondern auch spätere Änderungen (z. B. Austausch oder Erweiterung) sowie die Außerbetriebnahme eines Systems.
Ausgenommen von der Meldepflicht sind Systeme, die nicht mehr funktionsfähig sind oder keine TSE benötigen, sowie einfache manuelle Erfassungshilfen.
Uns ist es wichtig einmal zu betonen, dass ein Unterlassen der Meldung der Kassen etwaige Ordnungsgelder oder Zuschläge auslösen kann. Viel wichtiger ist jedoch zu wissen, dass das Fehlen der Meldung einen sogenannten “formellen Mangel in der Kassenführung” darstellen wird und dies ein sehr einfacher Weg für einen Betriebsprüfer sein wird, eine Kasse nicht anzuerkennen und entsprechend Hinzuschätzungen mit Steuernachzahlungen vornehmen zu können. Hiergegen sollte man sich unbedingt absichern und die Kassenmeldung vernünftig umsetzen.
Sie möchten Ihre Kassenmeldung selbst über “MEIN ELSTER” vornehmen?
Wir stellen Ihnen gern eine Ausfüllanleitung für die Erfassung der mitteilungspflichtigen Daten für Ihr Kassensystem zur Verfügung. Über folgenden Button können Sie sich die Anleitung als PDF-Datei downloaden.
Handlungsempfehlungen
- Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen ein elektronisches Kassensystem mit TSE nutzt.
Die Meldepflicht betrifft alle Branchen – nicht nur den Einzelhandel oder die Gastronomie. - Ermitteln Sie alle Kassensysteme in Ihrem Betrieb, die der Meldepflicht unterliegen – auch in Filialen oder mobilen Einsatzorten.
- Notieren Sie das Anschaffungsdatum jedes Systems.
Für Geräte, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, läuft die Meldefrist bis spätestens 31. Juli 2025. - Planen Sie ausreichend Zeit für die Meldung ein, insbesondere wenn mehrere Systeme betroffen sind oder organisatorischer Abstimmungsbedarf besteht.
- Dokumentieren Sie auch Änderungen und Außerbetriebnahmen sorgfältig.
Diese müssen ebenfalls bei der Finanzverwaltung gemeldet werden. - Nutzen Sie gegebenenfalls das ELSTER-Portal für die kostenfreie Meldung oder sprechen Sie uns an, wenn Sie Unterstützung durch ein digitales Meldetool wünschen.